放送大学から送られてくる書類は、1冊のクリアブック「ノビータ」にとにかく突っ込んで整理している
放送大学で学んでいると、ちょくちょく書類が送られてくる。
どんどん電子化してくれてもいいのに、とも思うが、学生の属性やらこれまでの遍歴やら諸々の事情でまだまだ紙が使われているのだろう。
私はそれらの書類を、クリアブック「ノビータ」にとにかく突っ込んで行っている。
こういう書類は1ヶ所に集約しておいた方が後から何かと便利だからだ。
ちなみに、ノビータを採用している理由は入れた紙の幅で背表紙の幅が変わるから。書類を収納しておくのに本当に便利なクリアブックである。
流石に紙1枚にファイル1枚だと無駄だしあんまり意味がないから、ある程度の塊でファイリングしている。
- 入学資料関連
- 履修登録関連
- 通信指導関連
- 単位認定試験関連
- 面接授業関連 (実験レポートとか)
などといった単位で、1枚のファイルの中に数枚の紙を突っ込んでいる感じだ。
若干気になるのは、放送大学から送られてくる書類のサイズが正規のA版じゃないものが多いことだろうか。○○通知書とかそういうやつだ。A4よりちょっと細長い紙になっていて、ファイルからちょっと飛び出てしまう。紙のサイズはA4とかA3に統一してくれるとよいのだけれど・・・何だか特別なサイズの紙が送られてくる。ただ、そこまでファイルから飛び出るわけじゃないから、一旦、そのまま突っ込んで気にしないようにしている。
こうして放送大学から届いた書類はとにかくノビータ1冊に突っ込むようにしているので、書類をどこに置いたらいいか悩むこともないし、なくすこともない。放送大学関連で確認したいことがあったらこのノビータを引っ張り出せばすぐに確認できる。
なお、履修案内やしおりなど、冊子になっているものはノビータに突っ込んでいない。どうせ学期ごとや年度ごとに新しいものが送られてくるから、それはノビータと一緒に本棚に突っ込んでいて、都度参照するようにしている。
あとは、「認定心理士単位表作成ツール」で作成した資料や、公認心理師、認定心理士のパンフなど、放送大学関連の資料も一緒に突っ込んでいる。
そんな感じで、放送大学関連の書類はとにかく1ヶ所に集めている。これを徹底するだけでずいぶんと書類の運用が楽になる。
そして、1年に1回くらいファイルに閉じている書類を見直して、「もういらないかな」と思った書類は破棄する。単位認定試験の日程の案内やWebでの受験方法の案内、通信指導の冊子などはずっと取っておく必要もないだろう。まだ2年目だからほとんどの書類は残すようにしているが、そのうちいらないと思うものが増えていきそう。
ちなみに、ノビータはファイルが1冊40枚のものを使っていて、平均すると1学期5枚くらいで済んでいるので、8学期=4年分くらいが1冊で運用できそうだ。1冊60枚のもあり、それなら6年分保管できそうなんだけど、紙束が多くなりすぎる感じがするから40枚くらいが使い勝手がよい気がしている。