ハンギングファイルで書類の整理。長期保管というよりは、短期間で処理する書類置き場に使ってみる。
短期間の書類を整理するために、ハンギングファイルを使ってみることにした。
短期間の書類というのは、保管期間が1年以内 (ほとんどが数日～数週間)のもので、すぐに処理して、破棄したり、保管したり、郵送してしまったり、あるいは判断を保留して一時的に置いておいたりするものだ。
家で仕事をしていると何かと書類は出てくるもので、そういった書類の一次受け皿をこれまでも工夫してきた。
これまではクリアファイルに挟んで本棚に差し込んでおいたり、A4サイズのプラケースに入れておいたりというのが主流だったが、ハンギングファイルでやれば場所も取らなくていいんじゃないか、と思ったのだ。
実際、ダイニングの机の上に散乱する紙を、ハンギングファイルに突っ込むようにしたら、かなりダイニングの机がきれいになった。
いい感じに運用できそうだったから、これを仕事でも使おうということにしたのだった。
余談だが、長期保管する書類は、コクヨの「ノビータ」というクリアブックを使って保管している。このクリアブックは、挟み込んだ書類の量によって背表紙が広がるようになっていて、書類が少ないうちは場所を取らず、挟み込む量によって柔軟に置き場所を調整できるのが良い。
そんなわけで、ダイニングで使っているハンギングファイルをもう1つ買ってみたのだった。
こちらのオフィスボックスは、5色のハンギングファイル付きで、買ったらそのまま使うことができる。
ハンギングファイルは、厚紙が二つ折りになっており、端にはフックがついている。
フックの部分を、ボックスに引っ掛けるようにして置いていく。
そして、それぞれのハンギングファイルの中に紙を突っ込んでいくような使い方をする。
あとはそれぞれのファイルに見出しラベルをつけてやれば完成だ。
この見出しラベルをどうするかが、書類を整理するにあたってかなり重要だったりする。
ひとまず、
- 未処理
- 保留
- 経理
- 緊急！！
という見出しにしておいた。
だいたいの場合、郵送されてきたり、印刷したりして、書類が出てくる。
まずはその場で「未処理」か「緊急！！」の中に放り込む。言うまでもなく、すぐにでも処理する必要があるものは「緊急！！」で、それ以外は「未処理」だ。期限が決まっているようなものも「緊急！！」に入れたりする。
もちろん、「緊急！！」に放り込む前に処理してしまうものもある。
そして、定期的に「未処理」の中を確認して、どうしていくか決める。
捨てるものは捨てて、一旦処理しないことにしたものや、一時的に保管しておくものは「保留」に入れる。
「経理」だけは特殊で、要は確定申告に使うための書類を放り込んでおく場所だ。ここだけ投入する書類の種類が決まっている。
これまで「経理」に相当する書類はA4サイズのクリアケースにまとめて来たのを、ハンギングファイルで運用してみることにしたのだ。
なお、このハンギングファイルはA4サイズよりちょっと大きくて、クリアファイルごと放り込むこともできる。書類の塊があるようであれば、クリアファイルごと入れておくのもよさそうだ。
また、ボックス自体がA4より少し大きいサイズだから、クリップボードを差し込んだり、クリアファイルをそのまま入れることもできる。あまりやると煩雑になるからよくないが、ひとまずここを見れば書類がある、という状態にしておくのによさそう。
あと、ハンギングファイル自体は厚手の紙を吊り下げているだけだから、中に入れた紙がたわんだり、ファイル自体が開いてくることもあるかもしれないと思ったが、そういうことはなさそうだ。
物理的に考えれば、中に入れたものが重いほどハンギングファイルは閉じるという構造なのだから、大丈夫なのだろう。使いながら様子を見ていく。
ひとまず、これまで本棚に突っ込んでいたクリアファイルやクリアケースに集約していた書類を、ハンギングファイルにぼこぼこ突っ込んでみた。
本棚に突っ込んでいた空間よりも小さくまとまった気がする。しかも、紙はたわみにくくなったわけで、一時的とはいえ保管するにはよさそうな環境だ。
しばらくこれで運用してみよう。