「印鑑(改印)届書」の電子申請でハマり、法人の登記申請に補正が入った

2021-08-142021-08-29

「法人設立ワンストップサービス」を使って、合同会社を設立した。

この登記申請のときに補正が入ったものがあって、そのうちややハマったのが「印鑑(改印)届書」だった。

「印鑑(改印)届書」は、法務局に対する会社印の届け出になる。個人でいえば、自治体に印鑑登録をするようなもののようだ。

実はこの書類、昔は提出必須だったのだけれど、オンラインで登記申請する場合は必須ではなくなった。

だから、出さなくてもよかったのだけれど、そうは言っても世の中ではまだまだ印鑑が使われているし、それこそ銀行口座を開こうと思ったときに、「印鑑証明書は出せません」とか言って門前払いになるのもバカバカしい。

そんなわけで、「印鑑(改印)届書」自体は出すことにしたものの・・・あんまりわからず提出したこともあって、補正が入ったのだった。

補正のポイントとしては以下の3つだった。そして、この3つのポイントが「印鑑(改印)届書」をオンライン申請するにあたって押さえるべきポイントだったと言えよう。

1. オンライン専用様式を使おう
2. 等倍で印刷し、等倍でスキャンしよう
3. 電子署名はマイナンバーカードを使おう

詳しくは法務局のサイトに書いてあるとおりだから、そちらを参考にしてほしい。

オンライン専用様式を使おう

まず、オンラインで申請するときは「オンライン専用様式」を用意しよう。上記の法務局のサイトにある。

今回の申請の下地となる文書は、「マネーフォワードクラウド会社設立」で生成されたものを使ったこともあり、そちらのサービスで出力されるものは紙で提出する様式のものだったのだ。

そのままスキャンして電子署名して出してしまったのだけれど、それがよくなかった。

オンライン専用様式は、

• 紙面の左右や、印鑑を押すところの左右に、1cm間隔の目盛りがついている
• 会社代表者の印鑑を押印する場所がない

など、紙提出のものとはフォーマットが違っている。

等倍で印刷し、等倍でスキャンしよう

「印鑑(改印)届書」は印鑑登録をするための書類なのだから、書類に押印した陰影が大きくなったり、小さくなったり、歪んでいたりしたら、間違ったものを登録することになる。

だから、印刷するときは100％のサイズで印刷する必要があるし、スキャンするときも100％のサイズでスキャンする必要がある。スキャンするときに歪んだりしてもダメだし、解像度が低くてもよくない。

いずれも、陰影を正しく再現するために必要な要素だ。陰影を正しく再現できないなら、印鑑証明書の意味がない。

この辺が紙の書類を提出するときにはあまり意識しないことだろう。適当に印刷した用紙に押印しても、そのまま提出するのだから、サイズが変わったり歪んだりすることはないし、解像度が変わることもない。

ただ、電子的に提出するときは、簡単に大きさは変わるし、歪むし、不鮮明になったりするから、気を使う必要があるということだ。

オンライン専用用紙には1cm間隔の目盛りがついてあって、大きさや歪みがあるかを確認するのに使える。

まずは用紙を印刷してみて、縦横の目盛りがちゃんと1cm間隔になっているかを確認する。

問題なければ、必要事項を書き込み、押印して、スキャンして、また印刷してみる。このとき、縦横の目盛りがちゃんと1cm間隔になっているかを確認すればいい。

法務局でも、実際に印刷して、この目盛りがちゃんと1cm間隔になっているかを確認しているようだ。

私の場合、ひとまずオンライン専用様式で提出し直したのだけれど、縦の幅が短くなってしまっていて、また補正が入った。 印鑑を押印する欄の横幅は正しく5cmだったんだけど、縦幅が4.9cmになってしまっていたようだ。

どうもスキャナのフィーダがまずかったのか、紙送りがmm単位でうまくいかなくてズレてしまったのだろう。そんな精度を要求されるとは。

仕方がないので、フィーダを使わないでスキャンしてやることで、歪み (縦方向の縮小)は解消できた。

法務局でこんな細かいところをちゃんとチェックしてくれているのはありがたいと思った。ここを適当に通されると、あとで困るのは私だし。

なお、印刷やスキャンをするときの注意事項についても、上記の法務局のサイトに書かれている。

電子署名はマイナンバーカードを使おう

こうしてスキャンしたファイルには、電子署名をして提出する。

電子署名にはいろいろな種類があるのだけれど、「印鑑(改印)届書」はマイナンバーカードで署名すればまず間違いない。

どういう電子署名が使えるかは、上記の法務局のサイトに書かれている。ちなみに、マイナンバーカードは「(2) 公的個人認証サービス電子証明書」にあたる。

マイナンバーカードで電子署名する方法はいくつかあるが、私は無償で使える「JPKI PDF SIGNER」を使用した。

こちらのアプリの設定や使い方に関しては、製作者のサイトを確認してほしい。

オンライン申請したら、代表者の印鑑証明書が添付不要に！

なお、「印鑑(改印)届書」をオンラインで申請したら、会社代表者の印鑑証明書の提出は不要になる。ここが何気に便利ポイントだと思う。

紙で提出する従来の「印鑑(改印)届書」のフォーマットには、代表者個人の印鑑を押す部分があり、自治体に印鑑登録した印鑑を押印するようになっている。

そして、この代表者個人の印鑑が真っ当なものであることを示すために、自治体から印鑑証明書を出してもらって、一緒に提出する必要があるのだ。

その点、オンライン申請する場合は、そもそもオンライン専用様式に代表者個人の印鑑を押す場所がない。

「印鑑(改印)届書」はマイナンバーカードなどで電子署名して提出するから、印鑑証明書なんかいらないということなのだろう。なにせ、マイナンバーカードは印鑑証明書より強力な身分証明書なのだし。たぶん。

法人登記するときに印鑑証明書は絶対必須！とかいうのをあらゆるサイトで見かけたから早めに取り寄せたのだけれど、すべてオンラインで登記したら、印鑑証明書が必要なところがなかった。

おわりに

「印鑑(改印)届書」のオンライン申請でハマったポイントを書いた。

そもそも「印鑑(改印)届書」が何を届け出しているんだっけ？というのを考えれば当たり前のことばかりなんだけど、申請時点では法務局のサイトに書かれていることがよく理解できておらず、補正が入ってしまった。

もうこの書類を提出する機会はなさそうだけど、電子申請するにはこういうことを押さえておかないといけないんだな、と思ったのだった。

まあ、電子申請と言っても、紙を送る代わりに、紙をPDFにして送っているだけであり、郵送提出とそれほど変わりない。紙面をベースとしたやり取りには変わりなく、おかげでこういう問題が起こっているわけで。

行政側のシステム化が進むと、紙面をベースとしたデータを作る必要がなくなり、こんな悩みはなくなるのかもな、とは思う。

もっと言えば、そもそも印鑑という商習慣がなくなってしまえばこの悩みからは永遠に解放されるのだが・・・すぐには無くならないんだろうな。

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